Allgemeine Geschäftsbedingungen

Präambel – Tätigkeitsprofil

NovaData ist eine spezialisierte Agentur für Künstliche Intelligenz und Prozessautomatisierung mit Fokus auf Unternehmen aus dem Baugewerbe, der Immobilienbranche sowie dem Handwerk (insbesondere SHK – Sanitär, Heizung, Klima) im deutschsprachigen Raum (DACH-Region).

Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, die telefonische Erreichbarkeit zu maximieren, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und neue digitale Möglichkeiten zu erschließen. Zu unserem Leistungsspektrum gehören insbesondere:

• Beratung und Analyse – Identifikation geeigneter Anwendungsfälle und wirtschaftlicher Potenziale
• KI-Voice-Agents – Intelligente Sprachassistenten für eingehende und ausgehende Anrufe, die Ihre telefonische Erreichbarkeit rund um die Uhr sicherstellen
• KI-Chatbots – Automatisierte Kundenbetreuung auf Website, in Kundenportalen oder über Messenger
• Workflow-Automatisierung – Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse
• Integration in bestehende Systeme – Anbindung von Terminplanungs-, ERP-, CRM- und Kommunikationsplattformen
• Betrieb und Support – Hosting, Monitoring, laufende Betreuung sowie Schulungen

1. Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge zwischen der NovaData UG (haftungsbeschränkt), nachfolgend NovaData oder Anbieter genannt, und Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen, nachfolgend Kunde genannt, über Beratungs-, Entwicklungs-, Implementierungs-, Betriebs- und Supportleistungen im Bereich KI-basierter Systeme, Automatisierung und Sprachagenten sowie damit verbundene Services. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB werden nicht bedient.

1.2. Einzelauftrag bzw. Agenturvertrag bezeichnet die individuelle Leistungsvereinbarung einschließlich Angebot, Leistungsbeschreibung sowie Zeit- und Preisangaben. Je nach vereinbartem Leistungserfolg gilt Dienst- oder Werkvertragsrecht: Ist ein bestimmter Erfolg geschuldet, finden die §§ 631 ff. BGB (Werkvertrag) Anwendung; im Übrigen gelten die §§ 611 ff. BGB (Dienstvertrag).

1.3. Die jeweils gültige Fassung dieser AGB ist auf der Website der NovaData UG unter novadata.solutions öffentlich einsehbar.

2. Vertragsgegenstand

2.1. Vertragsgegenstand sind die im jeweiligen Einzelauftrag bzw. Agenturvertrag konkret beschriebenen Leistungen von NovaData, insbesondere: Analyse und Workshops; Entwicklung und Customizing individueller KI-Lösungen (Voice-Agents, Chatbots, GPT-Systeme); Integrationen und Automationen; KI-gestützte Website-Entwicklung; Bereitstellung von SaaS/AIaaS; Betrieb, Wartung und Support; Schulungen und Dokumentation.

2.2. Änderungen des Leistungsumfangs erfolgen ausschließlich nach den hierfür vereinbarten Verfahren (Change-Request/Angebotsanpassung) und werden erst mit Bestätigung in Textform wirksam.

3. Vertragsunterlagen, Einbeziehung und Rangfolge

3.1. Diese AGB werden durch Bezugnahme Bestandteil des Vertrages. Weitere Vertragsunterlagen sind die Leistungsbeschreibung (einschließlich Anlagen wie SLA, Preis- und Leistungsverzeichnis) sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3.2. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (1) individuelle Regelungen im Einzelauftrag/Agenturvertrag, (2) Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für datenschutzrechtliche Themen, (3) diese AGB, (4) sonstige Anlagen.

3.3. Abweichende oder entgegenstehende AGB des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, NovaData stimmt deren Geltung ausdrücklich in Textform zu.

4. Angebotserstellung und Vertragsschluss

4.1. NovaData erstellt auf Basis einer Potenzialanalyse ein individuelles Angebot (Erstangebot) unentgeltlich.

4.2. Bindefrist: Angebote sind, sofern nicht anders ausgewiesen, fünf (5) Kalendertage ab Zugang bindend.

4.3. Der Vertrag kommt zustande durch: a) Gegenzeichnung des Angebots durch den Kunden, b) Auftragsbestätigung in Textform (§ 126b BGB) durch den Anbieter, oder c) Beginn der Leistungserbringung (konkludente Annahme).

5. Vertragsbeginn, Laufzeit und Vertragsbeendigung

5.1. Der Vertrag beginnt mit Annahme des Angebots bzw. Auftragsbestätigung. Bei den Paketen Starter, Professional und Business beginnt der Leistungszeitraum mit Eingang der ersten monatlichen Vorauszahlung.

5.2. Enterprise-/Individualprojekte: Laufzeit, Beginn, Meilensteine, Kündigungsrechte und Zahlungsmodalitäten werden in einem individuellen Agenturvertrag geregelt. Sofern nicht anders vereinbart, ist bei Projektbeginn eine Anzahlung in Höhe von fünfzig Prozent (50 %) der vereinbarten Gesamtvergütung fällig; die Restzahlung erfolgt nach Abnahme bzw. gemäß vereinbarter Meilensteine.

5.3. Vertragsende und Datenherausgabe: Mit Vertragsende enden die Nutzungsrechte an laufenden SaaS/AIaaS-Leistungen. NovaData unterstützt auf Verlangen die Datenherausgabe und De-Provisionierung gemäß den Exit- und AVV-Regelungen.

5.4. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt, insbesondere bei erheblichen Vertragsverletzungen, Zahlungsverzug oder schwerwiegenden Datenschutz-/Compliance-Verstößen.

6. Außerordentliche Kündigung

6.1. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Vertragsparteien unberührt.

6.2. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei nachhaltiger oder wiederholter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, bei Zahlungsverzug trotz Mahnung mit angemessener Fristsetzung oder bei nachhaltiger Störung des Vertrauensverhältnisses.

6.3. Die außerordentliche Kündigung ist in Textform (§ 126b BGB) unter Angabe des wichtigen Grundes zu erklären.

7. Mitwirkungspflichten des Kunden

7.1. Der Kunde stellt alle zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Zugänge, Materialien und Inhalte rechtzeitig, vollständig und auf eigene Kosten bereit.

7.2. Der Kunde versichert, dass alle von ihm übermittelten Inhalte frei von Rechten Dritter sind, und stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei.

7.3. Unterlassene, verspätete oder mangelhafte Mitwirkung führt zu angemessener Verlängerung vereinbarter Fristen; Mehraufwände werden nach Aufwand vergütet.

8. Leistungen und Änderungen

8.1. Der Anbieter erbringt die vertraglich vereinbarten Leistungen mit größter Sorgfalt nach dem aktuellen Stand der Technik.

8.2. Umfang und Art der Leistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag sowie dem Preis- und Leistungsverzeichnis. Inhaltliche Änderungen bedürfen der Bestätigung durch NovaData in Textform.

8.3. Sofern nicht anders vereinbart, erfolgt die Bereitstellung entwickelter Systeme innerhalb von einundzwanzig (21) Kalendertagen nach vollständigem Eingang aller notwendigen Informationen und der vereinbarten Anzahlung.

9. Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

9.1. Alle Preise verstehen sich in Euro netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).

9.2. Fälligkeit: a) monatliche Paketentgelte jeweils im Voraus zum Monatsbeginn; b) einmalige Implementierungsvergütungen – 50 % Anzahlung bei Projektbeginn, Restzahlung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Abnahme; c) nutzungsbasierte Entgelte – Abrechnung monatlich im Nachhinein, fällig innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang.

9.3. Zahlungen sind per Banküberweisung, SEPA-Lastschriftmandat oder über den Zahlungsdienstleister Stripe zulässig.

9.4. Aufrechnung und Zurückbehaltung sind nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig.

9.5. Im Verzugsfall schuldet der Kunde Zinsen in Höhe von neun (9) Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Verzugspauschale von 40,00 EUR.

10. Abrechnung nutzungsbasierter Leistungen

10.1. Für die Nutzung der KI-Sprachassistenten (Inbound und Outbound) fallen nutzungsabhängige Entgelte an, soweit die Freiminuten überschritten werden. Die Messung erfolgt sekundengenau.

10.2. Standardentgelte für Gesprächsminuten über das Freikontingent: Starter und Professional 0,20 EUR/Min.; Business 0,25 EUR/Min.; Pay-As-You-Go 0,30 EUR/Min. (Outbound), 0,20 EUR/Min. (Inbound).

10.3. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Nachhinein mit Nutzungsübersicht. Einwendungen sind innerhalb von sieben (7) Kalendertagen nach Zugang der Rechnung in Textform geltend zu machen.

11. Abnahme bei Werkverträgen

11.1. Dieser Abschnitt gilt ausschließlich für Werkleistungen. Der Anbieter zeigt die Abnahmefähigkeit in Textform an.

11.2. Der Kunde prüft innerhalb von vierzehn (14) Kalendertagen nach Zugang der Bereitstellungsmitteilung und erklärt entweder die Abnahme oder zeigt Mängel in Textform an. Unerhebliche Mängel berechtigen nicht zur Abnahmeverweigerung.

11.3. Erfolgt innerhalb der Frist weder Abnahmeerklärung noch qualifizierte Mängelanzeige, gilt die Leistung als abgenommen, sofern der Kunde auf diese Rechtsfolge hingewiesen wurde. Mit produktiver Nutzung gilt die Abnahme ebenfalls als erfolgt.

12. Eigentum und Nutzungsrechte

12.1. Mit vollständiger Zahlung erhält der Kunde ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an den individuell erstellten Systemen und Inhalten, beschränkt auf den eigenen Unternehmenszweck.

12.2. Sämtliche vom Anbieter entwickelten Basiskomponenten, Tools, Templates, Prompts oder Logiken („Anbietermaterialien") verbleiben im Eigentum des Anbieters, sofern nicht exklusiv für den Kunden entwickelt.

12.3. Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm bereitgestellten Materialien und Daten.

13. KI-spezifische Nutzungspflichten des Kunden

13.1. Der Kunde nutzt die Leistungen ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze (DSGVO/BDSG, UWG, UrhG, TKG/TDDDG sowie Produktsicherheits-, Medizin-, Finanz- und Berufsrecht).

13.2. Soweit Sprachaufzeichnungen oder Transkriptionen erfolgen, stellt der Kunde sicher, dass alle Hinweis- und Einwilligungspflichten erfüllt sind.

13.3. Generative Ausgaben sind probabilistisch und können Fehler, Bias oder Halluzinationen enthalten. Der Kunde richtet angemessene Kontrollprozesse ein (Vier-Augen-Prinzip, Stichproben, Plausibilitätsprüfungen).

13.4. Verboten sind insbesondere rechtswidrige, diskriminierende oder irreführende Inhalte, automatisierte Massenansprachen ohne Rechtsgrundlage sowie Deepfakes ohne entsprechende Rechte.

14. Haftung

14.1. NovaData haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

14.2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet NovaData nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht); die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

14.3. Die Haftung ist – außer in den Fällen des Absatzes 1 – höchstens bis zur Höhe des Gesamtvergütungsbetrags des laufenden Kalenderjahres, maximal jedoch auf 10.000,00 EUR begrenzt.

14.4. Für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden haftet NovaData nicht, es sei denn, es liegt ein Fall des Absatzes 1 vor.

14.5. Kein datenschutz- oder rechtliches Beratungsmandat: NovaData erbringt keine datenschutzrechtliche Beratung und keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des RDG. Der Kunde ist als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) allein dafür zuständig, dass der Einsatz der bereitgestellten Systeme in seinem Betrieb rechtmäßig erfolgt (insb. Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, Einwilligungen, Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO, TOMs nach Art. 32 DSGVO).

14.6. NovaData haftet nicht für Schäden, Bußgelder oder Nachteile, die aufgrund von Datenschutzverstößen entstehen, die im Verantwortungsbereich des Kunden liegen. Der Kunde stellt NovaData von entsprechenden Ansprüchen Dritter und Aufsichtsbehörden frei.

15. Höhere Gewalt

Ereignisse außerhalb der zumutbaren Kontrolle einer Partei (z. B. Ausfälle von Strom/Netz, Krieg, Streik, Naturereignisse, behördliche Anordnungen, schwerwiegende Störungen von Cloud-/Drittservices) entbinden die betroffene Partei für deren Dauer und im Umfang der Auswirkung von der Leistungspflicht. Die Partei informiert die andere hierüber unverzüglich.

16. Gewährleistung, Mängel und Nachbesserung

16.1. Dieser Abschnitt gilt ausschließlich für Werkleistungen. Die Verjährungsfrist werkvertraglicher Mängelansprüche beträgt zwölf (12) Monate ab Abnahme; unberührt bleiben gesetzlich zwingende Ausnahmen.

16.2. Der Anbieter behebt rechtzeitig gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist durch Nachbesserung (Bugfix, Patch/Update, Konfigurationsanpassung, zumutbarer Workaround) oder Ersatzlieferung.

16.3. Gewährleistungsansprüche sind ausgeschlossen bei Änderungen durch den Kunden oder Dritte, unsachgemäßer Nutzung oder abweichender Systemumgebung entgegen der Spezifikation.

17. Drittanbieter und Abhängigkeiten

17.1. Bestimmte Leistungen basieren auf Diensten, Modellen oder Systemen Dritter (z. B. OpenAI, Retell AI, ElevenLabs, Twilio). Der Anbieter ist berechtigt, gleichwertige Drittservices einzusetzen, soweit der vertraglich geschuldete Leistungsumfang erhalten bleibt.

17.2. Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle, Einschränkungen oder Sicherheitsrisiken, die auf Leistungen Dritter beruhen, soweit der Anbieter dies nicht zu vertreten hat.

18. Vertraulichkeit

18.1. Die Parteien wahren Vertraulichkeit über ihnen bekannt werdende vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei und verwenden diese ausschließlich zur Vertragserfüllung.

18.2. Für Geschäftsgeheimnisse im Sinne des GeschGehG gilt die Vertraulichkeit unbefristet; im Übrigen mindestens 36 Monate ab Vertragsende.

19. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

19.1. NovaData verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach geltendem Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG) und nur soweit zur Vertragserfüllung erforderlich. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

19.2. Soweit NovaData personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Übermittlungen in Drittländer erfolgen ausschließlich unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.

19.3. Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten zurückgegeben oder gelöscht. NovaData darf anonymisierte Nutzungsdaten zur Produktverbesserung verwenden. Im Falle von Abweichungen geht die AVV diesen AGB vor.

20. Referenznennung

20.1. NovaData darf den Kunden als Referenz mit Unternehmensname und Logo nennen sowie das Projekt in groben Zügen (Branche, Ziel, Lösungsansatz, Ergebnis) beschreiben. Der Kunde räumt hierfür ein einfaches, unentgeltliches, zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht ein. Ein Widerruf für die Zukunft ist möglich.

21. Änderungen der AGB

21.1. NovaData kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft anpassen, insbesondere bei Rechtsänderungen oder technischen Weiterentwicklungen. Änderungen werden in Textform mitgeteilt und gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht binnen vier (4) Wochen ab Zugang in Textform widerspricht. Widerspricht der Kunde fristgerecht, können beide Parteien außerordentlich kündigen.

22. Schlussbestimmungen

22.1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

22.2. Gerichtsstand: Ist der Kunde Kaufmann, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz von NovaData.

22.3. Vertragssprache ist Deutsch. Rechtserhebliche Erklärungen bedürfen mindestens der Textform (§ 126b BGB). Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

22.4. Der Kunde darf Ansprüche nur mit vorheriger Zustimmung von NovaData abtreten. Der Vertrag begründet keine Rechte Dritter im Sinne des § 328 BGB.

22.5. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam (salvatorische Klausel).

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